Sokak számára még ismeretlen ez a szókapcsolat: „Virtuális Asszisztens”! A távmunkából, Home Office-ból alakult ki ez a szolgáltatás, azzal a kis csavarral, hogy a Virtuális Asszisztens nem egyetlen egy cégnek dolgozik (nem munkavállalója a cégnek), hanem több cégnek készíti el – számítógépen keresztül – az adminisztratív és személyi asszisztensi feladatokat, otthonról vagy egy távoli „irodából”.

Mit is jelent a Virtuális Asszisztens?

A Virtuális Asszisztens (VA) egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból (otthonról, „Home Office”-ból), magas szintű adminisztratív támogatást nyújtanak saját professzionális irodai infrastruktúrájával azoknak az üzletembereknek, egyéni vállalkozóknak, kis- és mikro vállalkozásoknak, ügyvédi irodáknak, alapítványoknak, akiknek nincs adminisztratív segítőjük, vagy kezdő vállalkozásként nincs anyagi fedezetük külön asszisztens foglalkoztatására. A Virtuális Asszisztens vállalkozóként működik. Ennek a munkafajtának sok néhány oka lehet. Esetemben a családalapítás, több időt szeretnék a családommal tölteni, ezért Home Office-ban, vállalkozóként dolgozom, ez a „munkahelyem”. Vannak, akik a „Kellemest a hasznossal” szólással érvelnek, és a kötöttségek nélküli életet kötik össze a munkával, azaz laptoppal a világ körül, vagy ahol éppen jól érzik magukat, ők a Digitális Nomádok.
A lényege ennek a szolgáltatásnak, hogy a vállalkozónak – aki lehetne a munkáltató is – nem kell beruháznia egy iroda helységbe, ahova be kell ültetnie egy asszisztenst/ titkárnőt/ webdesinger-t, stb., akire éppen szüksége van. Nem kell számítógépet, eszközöket beszereznie, a bérköltségek miatt aggódni, és a cafeteria gondját is félre teheti. Csak egy megbízási szerződés kell, és indulhat a munka, mivel a VA önálló irodával és teljes irodai berendezéssel rendelkezik, és maga után fizeti a járulékokat és adózik.

Egy kis történelem:

A Virtuális Asszisztens (VA) kifejezés az 1990-es években indult el természetesen Amerikából, és a technológiai fejlesztéseknek (nagysebességű internet, a dokumentumok megosztása, stb.) köszönhetően gyakorlatilag működőképessé, azaz a VA valósággá vált. A nyugati országokban már nagyon elterjedt a távmunka e fajtája! Magyarországon még egy – kialakulóban lévő – ÚJ távmunka, Home Office lehetőség.

Mit csinál egy VA?

Elméletileg bármit megcsinál, amit egy titkárnő/(szakmai) asszisztens meg tud csinálni, persze kivételek mindig vannak, és ez a kávéfőzés – De remek jól tud rendelni! 😉

Számos területen dolgoznak VA-k, és mindegyiküknek különböző készsége van. Néhányan a munkájukat az ütemezés és a logisztika felé irányítják, míg mások a webes szolgáltatásokra, vagy az e-mail fiókok karbantartására, a kutatásra vagy a közösségi médiákra koncentrálhatnak. Íme, néhány dolog, amivel segíthetnek:

  • Dokumentumok elkészítése (pl.: jegyzőkönyvek, árajánlatok, elszámolások)
  • Nyilvántartások vezetése, táblázatkészítés
  • Korrektúra
  • Adatbevitel
  • Hanganyag gépelés
  • Naptár és E-mail menedzsment
  • Ha alapanyagokkal dolgozol, elvégzi helyetted a megrendeléseket
  • Céged weboldalának frissítése
  • Webdesing
  • Grafika
  • Közösségi oldalak kezelés
  • Hirdetéskezelések
  • Blog írás, feltöltés
  • Hírlevelek kiküldése
  • Utazásszervezés,
  • Program szervezés
  • Rendezvényszervezés

Valójában olyan sok dolog van, amit egy VA tehet, hogy nem lehet felsorolni mindet!

A bizalmi kérdés!

Ahogy a munkavállalód is látja a céged bizalmas információit, és megbízol benne, ugyanez vonatkozik a VA-ra is! A munkát teljes titoktartás mellett végzik, természetesen aláírt nyilatkozattal. Amíg a beosztottadat napi 8 órában figyelemmel kíséred az irodában, hogy mennyi időt tölt munkával, addig egy VA-sel szemben erre nincs szükség. Csak átadod az előzetesen megbeszélt feladatot, és hogy mikorra kéred készen, és azt készen, határidőre elkészíti. A megbízás ideje alatt a kapcsolat folyamatos akár telefonon, e-mailen, Viber-en, Messengeren és még rengeteg formában.

Mennyibe kerül ez neked?

Számoljunk egy kicsit!

Ha egy teljes munkaidős asszisztenst veszel fel egy átlagos alapbérrel (pl.: bruttó 250.000 Ft az kb nettó 160.000 Ft), a Te bérköltséged már 300.000 Ft, mert kifizeted a járulékait, és a cafetériát még számba sem vetted! Kell egy iroda, bútorok, telefon, laptop, szoftvereket stb., így közel 400.000 Ft-ba kerül neked egy alkalmazott havonta. Ha részmunkaidőben gondolkodsz, akkor is legalább a felét.
Esetleg felvehetsz diákot diákszövetkezeti órabérért (1.100 Ft/óra), de ki tudja, hogy van-e képzettsége, illetve tapasztalata?!

Ezért a VA egy költséghatékony megoldás!
  • nincs munkaadói kötelezettség: járulékok és juttatások fizetése
  • nincs üzemeltetési költség
  • nincs iroda-bérleti költség
  • nincs betanulási idő és költség
  • nem kell az asszisztens pihenőidejét, szabadságát, betegállományát finanszírozni
  • csak az elvégzett munkáért kell fizetni, és nem a munkaidőért
  • csak akkor és annyi időre veszed igénybe a szolgáltatást, amennyire szükséged van
  • a szolgáltatásról kiállított számlát költségként elszámolhatod
  • szakember végzi el a számodra terhes, mindennapos feladatokat
  • a szerződés lehet óradíjas, folyamatos (csomagáras), vagy projektalapú

Gondold végig! Mint kezdő- vagy kisvállalkozó nagyon sok feladatot látsz el nap, mint nap, rengeteg a tennivaló, és nincs beosztottad vagy több különböző feladatra több beosztottad, aki(k) elvégezné(k) helyetted a különböző feladatokat! Te vagy egyedül az ügyvezető igazgató, marketing, pénzügy, sales, stb. Ha mindent egyedül próbálsz megoldani, akkor kevésbé leszel hatékony és csak ideges, feszült leszel, mert képtelenség ennyi mindent egy embernek csinálni!

A VÁLLALKOZÁSODON DOLGOZZ, NE A VÁLLALKOZÁSODBAN!

Ha kiszervezed azokat a feladatokat, tennivalókat, amikben nem vagy jó, vagy csak az idődet viszi, vagy csupán feleslegesnek tartod, de mégis el kell, hogy készüljön, akkor lehetnél hatékonyabb! Több időd maradna a vállalkozás fejlesztésére, a családodra, a barátaidra, a hobbidra vagy minden másra, amik fontosak még az életedben. Az IDŐ nagy Úr!!!

Amennyiben készen állsz arra, hogy megreformáld a vállalkozásodat, nézd meg, milyen területeken tudok segíteni és egyeztessünk időpontot a részletek megbeszélésére.